Partage du savoir : le pouvoir des nouvelles technologies | Janvier 2016


Les nouveaux outils collaboratifs en entreprise

Les plateformes collaboratives évoluent constamment. Elles offrent une multitude de fonctionnalités et ne cessent ainsi de gagner du terrain en entreprise. Solution miracle pour le partage et le gain du temps, il est néanmoins facile de se perdre face à leurs innombrables propositions. Avant de penser à SalesForce, à Microsoft ou à un de leurs concurrents, il s’agit de répondre au « pourquoi » de son implantation et d’offrir à l’ensemble des employés une expérience intuitive dans l’utilisation de ces outils.

L'intranet de la fin des années 90 qui reposait sur une diffusion verticale des connaissances a laissé la place à un outil capable de refléter la structure organisationnelle des entreprises et de l'accompagner dans son travail. Sous forme de CMS (content management system) ou portail, il incorpore des fonctionnalités sociales, collaboratives, devient personnalisable, et crée un lien indispensable avec l’utilisateur. De plus, suivant les besoins, plusieurs projets numériques peuvent être implantés tels que la GED (gestion électronique des données), outil qui favorise l’archivage et le partage des documents, le RSE (réseau social d’entreprise) qui encourage l’échange par des discussions instantanées et donnent naissance à des communautés sur des projets ou des intérêts communs. Parmi de nombreuses études, Anthony Poncier, blogueur influant sur l’entreprise 2.0 et associé chez Publicis Consultant, rappelle les faits : « McKinsey explique que dans une entreprise collaborative, les travailleurs sont de 20 à 25% plus efficaces » 

La mission de la direction, en collaboration avec le département IT (Information Technology), sera de développer une gouvernance équilibrée entre le contenu partagé par la direction et la mise en place d’espaces collaboratifs. Grâce au gain de temps, l’utilisateur doit pouvoir, de manière intuitive et logique, passer d’un mode structuré à un mode collaboratif et obtenir rapidement l’information souhaitée et la transmettre de façon pérenne.

Ce challenge est de taille puisque selon le rapport 2015 de l’observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique, « lorsqu’une solution RSE/Intranet est mise en place dans l’entreprise, tous les salariés ne sont pas utilisateurs. Dans seulement 5% des cas, on constate une pratique largement étendue du web 2.0 dans l’entreprise. Et dans seulement 7% des cas, les outils sociaux sont utilisés régulièrement ». Pourtant, le manager d’une entreprise 2.0 a tout intérêt à penser d’avantage le processus qui encouragera le collaborateur au partage d’information, qu’à l’outil lui-même.

Comment inciter les collaborateurs à partager ?

En pratique, selon Bertrand Duperrin, responsable du pôle Transformation Digitale chez Emakina France et influenceur sur la toile, il s’agit de rester cohérent et clair, d’une part, sur l’espace dédié aux procédures d’entreprise et aux processus du métier – en somme le workflow du collaborateur. D’autre part, sur l’espace collaboratif et social dédié aux informations transversales qu’il communique en son nom. Malgré la distinction entre ces deux espaces, l’utilisateur ne doit pas être freiné par la transition qu’implique le passage d’un mode d’informations structurées à un mode collaboratif. Son expérience doit être fluide, sinon il sera rapidement découragé par cet exercice fastidieux.

1. Le Corporate Wiki pour le partage d’une information structurée

Le Wiki d’entreprise synthétise les connaissances d’une entreprise. Cet outil permet de transmettre les procédures administratives, les fiches techniques, les « best practices » et tout ce qui touche l’organisation de l'entreprise (planning de vacances, répertoire de procédures, suivi des besoins en formation). Également, sous forme d’agenda par exemple, les événements de l’entreprise seront communiqués. À distance, la réservation de salles de conférences est possible ainsi que la planification et le partage d’informations concernant les formations internes.

Chaque outil qui paraissait figé est à présent source de partage d’informations. Par exemple, Microsoft Verse propose une version sociale du classique e-mail. Antoine Crochet Damais du Journal du Net, explique sa logique : « il analyse votre réseau de relations, les messages que vous consultez et auxquels vous répondez, et sur cette base applique ses algorithmes (principalement statistiques) de priorisation. Verse est le fruit de l'intégration de trois technologies IBM : la messagerie Notes, la messagerie instantanée et vidéo Lotus Sametime, et la solution de réseau social d'entreprise IBM Connections. Le tout étant adossé au cloud du groupe, SoftLayer ».

2. Les outils pour le partage d’une information sociale

Des groupes spécialisés se créent sur Linkedin ou via d’autres plates-formes extranet permettant de traiter des sujets spécifiques et ainsi de résoudre plus rapidement des problèmes à caractère unique. Elles permettent de s’adresser à un groupe de personnes qualifiées pour répondre à la question posée et d’obtenir une information de qualité, évitant la recherche dans un vaste écosystème de données noyées dans la masse.

Cependant, plus vous créez des réseaux, des groupes spécifiques, plus le collaborateur doit avoir en tête une idée précise de sa recherche et des tâches qu’il doit effectuer. Dans ce sens, plusieurs outils de gestion de projets et de gestion des tâches sont proposés sur le marché.

En interne, sur le même principe et via un RSE, on identifie ses collègues pour obtenir rapidement une réponse précise et liée au département touché. Le bénéfice principal est que la bonne réponse / solution soit visible par tous et disponible à long terme. Plusieurs modules, aux fonctionnalités diverses, peuvent être greffés à une plate-forme sociale dans le but d’obtenir rapidement les informations souhaitées ou de transmettre une idée telles que les forums, les blogs, le web TV interne, l’e-voting.

La liste de fonctionnalités proposées, principalement par les géants tels que Microsoft, Jalios, Google, IBM ou BlueKiwi, est longue. Pour ne pas s’y perdre, il s’agit pour le manager, de se mettre à la place de ses collaborateurs en identifiant leurs besoins. Il pourrait donc être en mesure de leur offrir une expérience cohérente et facile d’utilisation dans leur quotidien. Ainsi, le collaborateur va pouvoir effectuer simplement et au mieux son métier et voudra partager ses connaissances.

 

Pour prolonger la lecture : nos sources
http://www.journaldunet.com/solutions/saas-logiciel/ibm-verse.shtml (consulté le 10.12.2015)
http://observatoire-intranet.com (consulté le 10.12.2015)
http://www.duperrin.com/category/intranets-digital-workplace/ (consulté le 10.12.2015)
http://www.companysphere.com/blog/interview-anthony-poncier-entreprise-2-0 (consulté le 10.12.2015)

Source images : 
https://www.pexels.com/search/business/
Rapport 2015 de l’observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique 
IBM team report 2015


dossier préparé par:


, Fabien Bertrand, Emilie Bourquin, Gerard Calzada, Séverine Kaeser, Sabrina Kaufmann