Les EDMS au coeur de l'optimisation de la gestion des données en entreprise | Juin 2016


La gestion des données du CERN: une situation complexe

Les systèmes EDMS type Dropbox ou « Cloud » sont des outils actuels pour le stockage et le partage des documents sur le réseau. Ils sont faciles d’utilisation et en « libre service ». Avant de devenir des outils « ouverts » à la communauté, les EDMS ont été développés pour des besoins industriels et techniques. Comment peut-on utiliser et customiser ces outils pour faciliter le partage des informations et augmenter la productivité dans un environnement international ? Une analyse de ce sujet a été réalisée avec des experts du CERN (Centre Européen de Recherche Nucléaire), un centre de recherche avant-gardiste qui a toujours utilisé des technologies de pointe pour « se questionner sur les origines de notre univers ».

Les outils EDMS existants

Le partage et le stockage des données est un enjeu très important au CERN, car il regroupe plus de 12’000 scientifiques provenant de plus de 120 nationalités différentes. Les données produites et échangées au CERN sont des documents techniques (articles scientifiques, notes techniques), des dessins techniques (maquettes 3D, plan 2D, spécifications techniques, standards) mais également des données inhérentes au « parc machines » dont le centre de recherche dispose.

Au cours des 25 dernières années, le projet principal du CERN aura été la construction du LHC (Le Grand collisionneur de hardons). Il s’agit d’un projet évalué à plusieurs milliards d’Euros, qui est issu de la collaboration des institutions académiques et industrielles au niveau mondial. Un projet aussi ambitieux demande l’exploitation d’un système PLM (Product Lifecycle Management) reconnu internationalement et accessible à des scientifiques de cultures différentes.

Cet outil doit aussi assurer que les données soient sauvegardées, organisées et disponibles sur une durée d’au moins 25-40 ans. En effet, les projets de développement d’un tel système occupent normalement deux générations de travailleurs.

Le système actuel de gestion électronique des documents est composé de plusieurs softwares, certains du passé, d’autres de dernière génération. Ces systèmes « s’interfacent» entre eux et permettent le bon fonctionnement d’une structure aussi complexe que le CERN.

Une liste non-exhaustive de ces outils de gestion électronique des connaissances et des données est ainsi résumée :

- CDS (CERN Document Server) est un outil de stockage et de traçabilité qui permet l’accès via le web aux articles, publications scientifiques, rapports techniques et multimédias de la communauté HEP (High EnergyPhysics).

- EDMS (Acronyme spécifique du CERN pour « Engineering and Equipment Data Management System ») est utilisé pour gérer les dossiers techniques dont  les spécifications techniques, les dessins techniques et le suivi des documents inhérents aux équipements. Il est composé de trois systèmes commerciaux qui s’occupent de la gestion et du stockage des données de domaines spécifiques:

*AgileOracle, PLM pour la gestion des documents et des dessins techniques
*InforEAM (Enterprise Asset Management) pour la gestion des informations concernant la localisation et la maintenance des équipements du CERN.
*SmarTeam  pour la gestion des données CAO (Conception Assistée par Ordinateur). C’est un outil spécifique pour les utilisateurs du software CATIA V5 et permet la gestion des maquettes et des plans techniques.

- L’outil CDD (CERN Drawings Directory) est un outil qui est utilisé pour la validation, l’archivage et la consultation de la version des dessins 2D exécutifs ainsi que des plans en papier scannés. Cet outil va bientôt être migré vers AgileOracle. La plupart de ces documents sont accessibles en ligne.

Afin de permettre l’intégration de ces systèmes, d’en garantir une interface web et une navigation facile, plusieurs applications ont été développées au CERN au cours des 25 dernières années. Ainsi, l’utilisateur final du système n’est pas pénalisé par la complexité de cet outil. Plus d’informations sur la composition des EDMS au CERN peuvent être consultées sur EDMS Service Structure.

Qui peut consulter et exploiter ces informations et documents 

Les données EDMS sont accessibles à tous les scientifiques du CERN, ainsi que des expériences approuvées par le « CERN Scientific Policy Committee ». Des collaborateurs d’autres Institutions Académiques et de Recherche peuvent également avoir accès aux composants développés au CERN, à des fins non-commerciales.On peut donc affirmer que les EDMS au CERN constituent un moyen de transfert de connaissances au niveau mondial, mais aussi au niveau générationnel car les données sont stockées et disponibles au public pour les quarante prochaines années.Des statistiques sont disponibles sur le site du CERN.

Un projet très technique dont la réussite dépend du facteur humain 

Les outils EDMS/PLM fournissent des modèles de gestion optimale de la vie d’un produit et d’un centre de recherche. Néanmoins, la réussite de leur application dépend de l’adhésion de ses utilisateurs au projet.Installer un PLM ou mettre en place un système de gestion universel des documents requiert de trouver un compromis entre :

- Les compétences et le mode de travail de ses utilisateurs
- Les besoins du projet
- La structure « rigide » de l’outilC’est un défi pas facile à mettre en place, en considérant que le CERN réunit des scientifiques issus de cultures et d’éducation radicalement différentes.La collaboration et le partage qui sont à la base de l’esprit scientifique et du CERN ont contribué au succès de ces outils.

EDMS : le partage des données techniques

L’« Engineering and Equipement Data Management System » du CERN est utilisé pour couvrir un large spectre d’informations de différents domaines depuis les années ‘90 lorsque la conception du LHC a débuté. 


Ces informations et données sont « vivantes » : elles évoluent, grandissent et suivent des cycles de vie complexes. Elles doivent rester à disposition des utilisateurs du CERN et des sociétés et instituts externes qui s’occupent de la construction des différents composants de l’accélérateur.

Ce sont des documents qui permettent la coexistence de la recherche et de la production. En effet, les EDMS regroupent les documents techniques pour l’élaboration et la validation des concepts, leur approbation à la production, l’envoi du cahier des charges pour la production aux sociétés externes ou en interne, la validation de la production, le suivi des non-conformités.

Aujourd’hui, 3.5 millions de dossiers sont stockés (environ 2TB de volume) et sont utilisés régulièrement par plus de 3’000 utilisateurs identifiés. Plus de 4’500 dossiers sont téléchargés quotidiennement, ce qui représente un taux de croissance de 450 nouveaux documents et de 700 nouveaux dossiers par jours. Les données sont stockées physiquement sur des serveurs au CERN dans une structure similaire á une « private-cloud ».

L’accès aux dossiers est bien structuré et ne dépend pas de la localisation géographique de l’utilisateur. La confidentialité et la visibilité des dossiers sont définis par le coordinateur technique ou par le manager du projet, puis localement par le responsable de l’équipe.L’outil doit posséder une interface d’utilisation simple, car elle est utilisée par un large public (ingénieurs, concepteurs, techniciens, managers, personnel administratif, étudiants).Cette interface a été customisée au CERN selon les besoin du CERN. L’activité de support constitue un aspect crucial tant pour l’acceptation de l’outil que pour l’utilisation quotidienne. Le CERN met à disposition de la communauté des spécialistes qui s’occupent régulièrement de la formation et du consulting.

Partage des données et gestion centralisée des équipements au CERN

Le système CMMS (Computerized Maintenance Management System) est utilisé pour gérer les équipements du CERN depuis 1997. Ces équipements sont souvent uniques, issus eux-mêmes d’une collaboration internationale, dont on doit connaître les origines, les softwares employés, la localisation, les non-conformités et les contrôles faits au cours des années. Ces documents issus des supports et canaux différents sont stockés et gérés par l’outil commercialInforEAM. Le CERN a effectué plusieurs développements pour la customisation et l’intégration avec les autres systèmes existants.

Ce projet assemble les besoins des responsables techniques (qui sont informés des origines et de l’état de disponibilité des équipements), des responsables financiers (qui disposent d’un système de suivi financier et de lancement des payements des services) et des techniciens (qui disposent des informations sur les fournisseurs des composants lors de la réparation). Les sociétés qui s’occupent de la production et réparation des équipements sont aussi informées et peuvent élaborer un plan de qualité sur la base de ces données.

Ces suivis centralisés constituent une structure rigide dans un environnement ouvert qui améliore fortement l’efficacité, réduit les coûts de maintenance et de connaissance de son capital.

La conception 3D : un exemple de gestion interactive de la connaissance 

En 2003, le CERN décide de changer et d’uniformiser le software CAO (Conception Appliqué par Ordinateur) de dessin technique Euclid pour CATIA V5 du groupe Dassault Systèmes. L’outil SmarTeam est choisi pour la gestion interactive des dessins techniques (2D et 3D). Le défi est important, car il s’agit d’abord d’un défi technique, mais également humain, car il faut implanter un outil dont la structure est complètement différente des outils existants (AutoCAD et Euclid 3) et les employés n’ont pas forcément le temps de s’y adapter avant de passer à une utilisation professionnelle. Ce même défi apparaît dans les industries quand un système évolue.

Les utilisateurs de ce système appartiennent à trois familles principales : scientifiques employés par le CERN, scientifiques externes associés à un projet et consultants externes engagés sur un projet spécifique et payés par heure de travail.Des implémentations de cet outil sont nécessaires pour que l’efficacité de travail et de stockage soient garantis. Ces implémentations sont liées à :

- La gestion des droits d’écriture/lecture pour que plusieurs concepteurs puissent travailler au même moment sur des composants différents du même assemblage.
- Au mécanisme de contrôle et à la sauvegarde des versions pour garantir le stockage et la vision de l’évolution des composants. Cette partie est importante car elle permet  de gérer les changements et ses impacts.
- Au mécanisme d’échange des données pour permettre le transfert des fiches techniques et l’évaluation des objectifs quand une société externe travaille sur le projet.

Un tel outil facilite donc la collaboration dans un environnement très technique, garantit la traçabilité et la vision de l’évolution de la conception, mais surtout il permet le stockage sécurisé des données qui sont primordiales à la construction des accélérateurs du CERN.

Que peuvent retirer les entreprises de l’expérience du CERN ?

Elles peuvent s’inspirer du modèle de partage et de gestion des connaissances au niveau international, sans tout à fait renoncer à la protection de leur « savoir-faire ». Le CERN a mis  en place des systèmes de pointe pour le partage et la sécurisation des données. De plus, un modèle exploitable de customisation d’interaction de plusieurs outils commerciaux et de coexistence entre les outils du passé et de la dernière génération.Enfin, le CERN a démontré qu’il est possible de gérer des projets de recherche « flexibles » avec un outil « rigide » de par sa structure.

Pour prolonger la lecture : nos sources
http://home.cern/about/member-states (consulté le 30.05.2016) 
https://edms.cern.ch/ui/file/886884/1/PLM-CERN-A-True-Challange.pdf 
(consulté le 22.05.2016)

http://edms-service.web.cern.ch/edms-service/CDD/ (consulté le 22.05.2016)
https://edms.cern.ch/ui/file/1500331/3/TheEvolutionOfCERN_EDMS_CHEP2015.pdf (consulté le 22.05.2016)
https://espace.cern.ch/edms-services/default.aspx (consulté le 22.05.2016)
http://accelconf.web.cern.ch/AccelConf/e08/papers/tupc130.pdf (consulté le 22.05.2016)
https://edms.cern.ch/ui/file/473759/1/01-Friman.pdf (consulté le 22.05.2016)
http://cds.cern.ch/record/1103200 (consulté le 22.05.2016)
https://cds.cern.ch/record/1709662?ln=en (consulté le 22.05.2016) 

 

Source images :
https://mediastream.cern.ch/MediaArchive/Photo/Public/2005/0512007/0512007/0512007-A5-at-72-dpi.jpg (consulté le 22.05.2016)
https://espace.cern.ch/edms-services/default.aspx (consulté le 22.05.2016)
https://espace.cern.ch/edms-services/services/default.aspx (consulté le 22.05.2016) 


dossier préparé par:


Sonia Allegretti, Alexandra de Toledo, Hector Kuenzi, Virgile Delboy