Partage du savoir : le pouvoir des nouvelles technologies | Janvier 2016


Le partage des connaissances grâce aux TIC

Partager les connaissances, accélérer les flux d’informations, favoriser les échanges transversaux, faire émerger de nouvelles idées ne sont que quelques-uns des avantages de l’installation d’un réseau social d’entreprise (RSE). Il est intéressant de comprendre quels types de contenu sont partagés sur un RSE et comment il est possible d’encourager les employés à publier du contenu. Autre forme d’outil permettant la facilitation du travail en groupe, les applications web de gestion de projets optimisent l’efficacité et la qualité du développement. Le cas du World Economic Forum illustra les RSE et Basecamp, les outils de gestion de projet.


1. Le World Economic Forum et son réseau social "Chatter"

Le nombre d’entreprises faisant appel à des réseaux sociaux à l’interne (RSE) pour optimiser la communication entre collaborateurs et faciliter le partage d’information ne cesse d’augmenter. Nombreux sont les avantages d’une telle solution. Pour cette étude, nous avons pris l’exemple du World Economic Forum   qui depuis un peu plus d’une année, a mis à disposition de ses employés le logiciel « Chatter » de SalesForce , l’un des nombreux RSE aujourd’hui disponibles sur le marché.

Le World Economic Forum est une organisation internationale favorisant les partenariats entre les secteurs public et privé et adressant des problèmes clés de portée mondiale comme la santé, l’environnement ou l’égalité des sexes. L’organisation est mondialement connue pour son événement annuel, organisé à Davos en Suisse (réunissant dirigeants d’entreprise, responsables d’ONG, Chefs d’Etat et politiciens du monde entier, pour débattre des problèmes les plus pressants).

Tous les employés du Word Economic Forum peuvent accéder au réseau social d’entreprise « Chatter » depuis n’importe où dans le monde, ils peuvent se connecter à n’importe quel moment de la journée et depuis n’importe quel appareil tel que smartphone, tablette ou ordinateur portable. « Chatter » est considéré comme une unique source d’information où les documents, les contenus sont mis à disposition des employés. Ce RSE remplit plusieurs fonctions, d’une part, chaque employé possède sa page d’activités qui inclut son profil avec sa photo, sa position, son expertise ou l’équipe dans laquelle il travaille. Sur la page d’activités, l’utilisateur pourra suivre des sujets de discussion, des personnes et des groupes d’intérêts. L’utilisateur peut également décider d’être notifié par e-mail lorsqu’il y a de nouvelles contributions dans le groupe de discussion ou lorsque la personne qu’il « suit » partage de nouvelles informations. Ces notifications peuvent être instantanées, quotidiennes ou hebdomadaires. Le réglage des notifications se fait par l’utilisateur en fonction de ses besoins. Un tel outil a permis de réduire considérablement les échanges d’e-mails, très souvent répétitifs, permettant ainsi une meilleure visibilité de l’information et collaboration entre les employés. «Chatter » autorise une réaction instantanée aux sujets publiés ou aux décisions communiquées par le management. Aujourd’hui, les e-mails sont uniquement utilisés pour communiquer les messages importants ou des contenus confidentiels.

Le RSE « Chatter » donne la possibilité de créer des groupes/sujets de discussion « fermés » ou « ouverts ». Les groupes « fermés » sont des communautés auxquelles seules certaines personnes peuvent accéder; par exemple chaque équipe de travail au World Economic Forum aura son propre groupe de discussion pour partager des informations pertinentes à l’équipe de travail en question. Un groupe de discussion « ouvert » est généralement créé lorsque tous les collaborateurs de l’organisation peuvent accéder à l’information et contribuer au sujet de discussion.



Il existe différents types de sujets de discussion. Tout d’abord, des sujets définis où les employés peuvent partager leur savoir, échanger du contenu et de nouvelles idées. Un exemple est le groupe de discussion sur « l’Afrique ». Plusieurs équipes au sein du World Economic Forum collaborent avec des partenaires en Afrique ou sur des projets liés à cette région, alors que d’autres personnes possèdent de vastes connaissances sur ce continent. La création d’un tel sujet de discussion permet de favoriser l’échange transversal au sein de l’organisation et de faire émerger de nouvelles idées qui ne seraient pas apparues autrement. Ensuite, il existe des groupes de discussion de type informatif, où les documents publiés servent à tenir les collaborateurs informés sur un sujet précis. C’est un lieu pour poser des questions et trouver toute l’information liée à ce sujet. Typiquement, à la veille de la réunion annuelle à Davos, le groupe de discussion « Davos » est l’endroit où tous les collaborateurs peuvent trouver les réponses à leurs questions. Cela réduit considérablement le nombre d’échanges d’e-mails et permet la résolution rapide de problèmes. A un niveau plus informel, « Chatter » est aussi utilisée comme plate-forme d’échange et de partage entre collaborateurs employés. Au World Economic Forum, le sujet de discussion « Concierge » est un groupe où tout le monde échange et partage des informations concernant hobbies, recherche d’appartements, ventes d’objets ou autres. 

Afin de motiver et d’encourager les employés à partager leurs connaissances et créer une audience autour d’un sujet de discussion sur le RSE, il est important de publier du contenu actuel, varié et qui est mis à jour de façon régulière afin d’encourager l’activité sur le groupe de discussion. Au World Economic Forum, le responsable du groupe de discussion doit encourager ses collègues à contribuer et à partager leurs connaissances et non pas uniquement à agir comme « spectateur » (consulter l’information sans toutefois partager son savoir). Motiver ses collègues peut se faire en mentionnant les collaborateurs sur la page d’activités du groupe. Toutes les communications institutionnelles, les échanges d’informations et le partage de documents se font par le biais de « Chatter ». 100% des collaborateurs accèdent de manière régulière à cet outil de collaboration. Le top management, qui inclut le Président de l’organisation, est très actif sur la plate-forme et échange régulièrement. Il n’hésite pas à encourager, remercier, féliciter les employés par le biais de cet outil. La reconnaissance via le RSE motive davantage l’employé, l’encourage à contribuer encore plus, et incite d’autres collègues à collaborer sur cette plate-forme. Dans un environnement de travail comme celui du World Economic Forum où la collaboration entre les employés est clef, le recours d’un logiciel tel que le RSE est essentiel pour contourner les silos et favoriser les connexions entre les équipes. Le RSE rapproche les collaborateurs et crée un sentiment d’appartenance.





 

2. Quand Basecamp utilise Basecamp

Basecamp est un outil en ligne de gestion et d’archivage de projet. Il permet de faciliter la réalisation d’un projet de manière collaborative en facilitant la communication par thème ou objectif, l’échange de documents et leur archivage, la création de To-do listes et un calendrier d’échéances.

Convaincus de la qualité de leur outil, chez Basecamp on utilise Basecamp pour la gestion des nouveaux projets de l’entreprise. Certains de ces projets font même office d’illustration de l’outil sur leur site internet. Il est possible de consulter ces projets archivés et rendus publics afin de se rendre compte de l’application de Basecamp à un projet réel. S’il s’agit sans doute d’une habile et transparente manière de communiquer sur l’entreprise, cela permet également de naviguer et comprendre pleinement les fonctionnalités de l’outil. Prenons par exemple le projet créé pour la création de la fonction d’exportation des projets Basecamp. Nous pouvons accéder à la totalité des sujets de conversations et suivre le flux de questions/réponses des collaborateurs. Toutes les images de maquette ou les captures d’écran d’erreurs sont archivées, ainsi que les objectifs à atteindre et un fichier citant ce qui est exportable, comment, par qui, etc. L’archivage du projet et sa possible consultation ultérieure peuvent être considérés comme une grande aide lors de la reprise par un tiers ou un nouvel employé d’un projet similaire ou lié. Ce type de suivi ne serait pas possible avec une simple boîte e-mail et des fichiers éparpillés. 



Pour prolonger la lecture : nos sources

Sites web :
http://www.weforum.org/ (consulté le 10.12.2015)
http://www.salesforce.com/(consulté le 10.12.2015)
http://www.spotpink.com/ (consulté le 10.12.2015)
http://www.largeur.com/ (consulté le 10.12.2015)
https://public.basecamp.com/ (consulté le 10.12.2015) 
https://basecamp.com/tour (consulté le 10.12.2015)

Sources images : 
http://www.salesforce.com/(logiciel “Chatter” du World Economic Forum)
http://www.weforum.org/


dossier préparé par:


Fabien Bertrand, Emilie Bourquin, Gerard Calzada, Séverine Kaeser, Sabrina Kaufmann