Le télétravail : un atout pour améliorer la productivité | Mars 2015


Mesurer la productivité des collaborateurs nomades

Les collaborateurs nomades font partie intégrante des méthodes de travail des organisations aujourd’hui. Il faut cependant que le chef d’entreprise ou le responsable d’équipe sache ce qui l’attend lorsque cette pratique est mise en place. On pourrait penser que la technologie est le seul levier du succès des collaborateurs nomades, mais ce n’est pas le cas.

Moyens de mesure de la productivité des collaborateurs nomades

Un des points positifs généralement reconnu des collaborateurs nomades est le gain de productivité qu’ils apportent pour les entreprises qui ont décidé de travailler de cette manière. Quelques soient les objectifs opérationnels qui motivent les collaborateurs nomades, la mesure de la productivité peut s’avérer être subjective si l’on ne met pas en place un certain nombre d’indicateurs. On observe, sur la base de la mesure du taux d'absentéisme par exemple, du retard ou encore du turn over, un gain de productivité pouvant atteindre 22%.

La technologie occupe une place prépondérante dans la mise en place de collaborateurs nomades. En effet, les TIC permettent aux collaborateurs ayant choisi ce mode de travail de pouvoir le faire au travers d’équipements mobiles et de logiciels spécifiques. 

La messagerie professionnelle est bien entendu un moyen incontournable de communication mobile. Mais aujourd’hui le travailleur nomade doit être en mesure de collaborer aussi efficacement que s’il se trouvait sur le site de son entreprise. Les outils de videoconferencing, tels que Skype ou encore Google Hangouts permettent un contact visuel et de fait un relationnel plus humain. Sqwiggle va encore plus loin en facilitant l’organisation et les discussions avec les différents membres de l’équipe. Le partage de documents peut se faire via des outils comme Dropbox, Sharepoint ou encore Basecamp.

Les bonnes pratiques et les défis à relever

La littérature et les retours d’expérience, comme celui d’Ecodev, montrent un gain de productivité éloquent pour les organisations qui ont instauré des collaborateurs nomades qui se situe entre 20 et 30%.   

Il est clair que de mettre en place ce mode d’organisation demande une réflexion approfondie en termes stratégiques (quelles sont les attentes de l’entreprise?), organisationnels (redéfinition des processus métiers impliqués), de montée en compétence au travers de formations pour les collaborateurs et les managers, d’impacts technologiques (quels outils et pour quoi faire?) et d’impacts sur la culture d’entreprise. 

Au-delà du type de poste, il y a également la capacité du collaborateur à fonctionner selon ce mode de travail. Beaucoup de variables étant en jeu, il est nécessaire d’effectuer une sélection rigoureuse parmi les candidats nomades. La sélection peut s’avérer un élément délicat car il touche l’appréciation des traits de caractères, du comportement, des performances passées et même de la vie privée du collaborateur.

Dans la pratique, les organisations vont se confronter à des défis, certains nouveaux, qui peuvent avoir un impact négatif sur leurs performances s’ils ne sont pas gérés correctement. Le contrôle, la mesure de la performance, le changement de culture organisationnelle, les interactions informelles et le respect du temps de travail sont autant de sujets que l’organisation devra accompagner.

Tous les types d’emplois ne sont pas susceptibles d’être éligibles au travail nomade. En effet, les emplois qui nécessitent de l’autonomie, de la concentration, qui utilisent les TIC, qui requièrent peu de contacts ou dont la performance est mesurable par objectifs se prêtent particulièrement au travail nomade.

Les clés de succès d’un programme de collaborateurs nomades passe par la mesure de la performance des collaborateurs. Ceci présuppose que le poste supervisé par l’entreprise puisse permettre une mesure de la performance aussi bien quantitative que qualitative. Des objectifs clairs doivent donc être déterminés et les moyens de les atteindre mis en place. D’autre part, le respect des délais est un autre élément important à prendre en compte dans l’évaluation de la performance des collaborateurs nomades car la pression des pairs dans le cas de la présence physique est diminuée.

Enfin, il reste le défi de taille qui consiste à ne pas tomber dans le syndrôme Big Brother en voulant contrôler - parfois secrètement - plus que mesurer la productivité. C’est pourquoi l’implication du collaborateur dans le mécanisme de mesure renforcera le contrat de confiance qui prévaut dans le travail à distance en récompensant la productivité plutôt qu’en sanctionnant la procrastination. 

L’évaluation de la performance des collaborateurs nomades

L’évaluation des gains de productivité peut se faire sur des éléments factuels tels que l’amélioration de la réalisation de tâches complexes, l’augmentation du temps réellement productif ou un potentiel de concentration accru. Néanmoins, la perte de l’accès à l’information et les difficultés d’échange avec les collègues constituent pour leur part des aspects négatifs qu’il faudra aussi mesurer.

La technologie apporte des réponses à la problématique de l’évaluation de la performance des collaborateurs nomades. Comme évoqué plus haut, il est possible de tracer de manière secrète les activités du collaborateur sur son ordinateur. Par exemple, des logiciels SoftActivity ou Spytech permettent de surveiller en toute discrétion les activités d’un utilisateur sur son ordinateur que ce soit sur le réseau de l’entreprise ou en dehors. Les possibilités avec ce type de logiciel vont de la surveillance de l’utilisation d’Internet ou de logiciels, le suivi de frappes des touches et jusqu’à la copie d'écran en toute discrétion. Ces solutions très intrusives s’installent discrètement à distance et sont dorénavant également disponibles pour smartphones.

Dans un mode plus collaboratif, il existe des solutions qui permettent de mesurer la productivité des collaborateurs sur la base de l’accomplissement de tâches qui leur sont données à effectuer. Les outils Producteev et Atlassian par exemple permettent quant à eux d’attribuer des tâches et de faire un suivi de l’avancée des activités liées à ces tâches. Cependant, ce genre de solution implique un fonctionnement en mode projet, ce qui n’est pas forcément le cas de tous les secteurs d’activités qui peuvent avoir recours au travail à distance. Si la mesure de la productivité à la tâche n’est pas possible, il reste l’option de mesurer le temps passé sur une activité. Grâce à une solution comme Desktime, il est possible de savoir combien de temps un collaborateur a passé sur une application ou un site web donné. 

L’intérêt supplémentaire d’utiliser des outils pour mesurer la productivité est qu’ils peuvent, si ils sont utilisés à bon escient, aider à créer une culture de la productivité au sein de l’équipe de collaborateurs nomades. 

Pour prolonger la lecture: nos sources

Articles:
Kirkland N B,  Bailey D E (1999), The advantages and challenges of working here, there anywhere, and anytime, Organizational Dynamics, Volume 28, Issue 2, Autumn 1999, Pages 53–68.

Sites web: 
http://www.cefrio.qc.ca/ (consulté le 23.01.2015)
https://boagworld.com/ (consulté le 26.10. 2014)

http://thefutureofwork.net/ (consulté le 26.10.2014)

Sources images: 
http://risenetworks.org/wp-content/uploads/2013/06/boss-spying-on-you-01-af.jpg

Outils:
Videoconférence: skype.com
Google Hangouts: Sqwiggle.com
Partage documentaire: Dropbox.com Sharepoint
Gestion de projet: Basecamp
Mesure de la productivité: SoftActivitySpytechProducteevAtlassianDesktime 


dossier préparé par:


Florian Cotti, Hsiangting Lee, Glenn Meleder