Le télétravail : un atout pour améliorer la productivité | Mars 2015


Télétravail : quand le succès est au rendez-vous

Le télétravail peut faire partie intégrante de la culture d’entreprise. Qu’il soit utilisé de temps en temps ou sur une base plus régulière, des entreprises ont choisi de l’intégrer au gré de leurs besoins. Pour illustrer ce fait, penchons nous sur le cas d’Ecodev, petite multinationale qui est devenue une spécialiste du télétravail à son échelle.

Ecodev, entreprise basée à Neuchâtel, opère dans les domaines de l’ingénierie informatique, des télécommunications, de l’enseignement, de la géographie, de la géologie et de l’hydrologie.
Composée de 7 associés, l’entreprise a adopté le mode collaborateurs nomades dès sa création en 2005 principalement par opportunité plus que par nécessité car les membres fondateurs étaient eux-mêmes en déplacement autour du globe. Aujourd’hui, les collaborateurs d’Ecodev sont répartis entre l’Europe et l’Asie : 1 à Séoul, 1 à Prague, 1 à Fribourg, 1 à Montreux et 3 dans la région de Neuchâtel.

Pourquoi aiment-ils le télétravail ?

Les collaborateurs basés en Suisse se rendent au siège de la société à Neuchâtel en fonction de leurs besoins. Les gérants de la société en charge des tâches administratives sont les plus présents sur site alors que les collaborateurs opérationnels se rendent au siège uniquement pour des rencontres entre eux ou avec des clients. Les horaires ont peu d’importance chez Ecodev et cette souplesse est très appréciée des collaborateurs car ils ont la possibilité de travailler depuis chez eux, depuis le bureau, en transport ou même depuis un centre de co-working s’ils le souhaitent.

Etant une entreprise de service à vocation principalement technologique, Ecodev se prête tout particulièrement à fonctionner avec des collaborateurs nomades. Pour interagir à distance, l’entreprise a mis en place un certain nombre d’outils informatiques à disposition de ses collaborateurs. Ils utilisent des logiciels grand public comme Skype et Google Hangouts pour la vidéoconférence, mais également Jabber pour la messagerie instantanée et Redmine pour la gestion de projet. Ecodev fait également usage de l’email car c’est toujours un outil indispensable. Cependant, son manque d’interactivité en fait un outil de diffusion plus qu’un outil de collaboration et il se trouve vite supplanté par la vidéoconférence qui permet de diffuser le langage non verbal.

Grâce aux collaborateurs nomades et aux outils informatiques mis en place, les collaborateurs d’Ecodev sont plus productifs en restant chez eux pour les tâches nécessitant de la concentration et peu ou pas d’interactions avec leurs collègues. L’organisation du travail chez Ecodev fait que chaque développeur travaille normalement seul sur ses projets. A l’exception du collaborateur basé à Séoul qui travaille pratiquement toujours en binôme avec un collègue Suisse. Ce mode de fonctionnement a des impacts sur l’organisation de l’équipe, notamment au niveau des horaires comme nous le verrons plus loin. 

Les avantages insoupçonnés des collaborateurs nomades

Ecodev a su intégrer dès sa création une démarche de responsabilité sociale avec l’adoption les collaborateurs nomades. La conscience écologique qui caractérise également l’entreprise incite les collaborateurs d’Ecodev à éviter autant que possible d’emprunter les transports à forte empreinte carbone (avion, voiture) en favorisant le vélo pour les déplacements de courte distance et le train pour les quelques déplacements requis en Suisse.

Les collaborateurs d’Ecodev reconnaissent bien volontiers que travailler à distance permet un bon équilibre entre le travail et la vie de famille, même si cela requiert une certaine discipline. Ecodev n’impose pas de critères spécifiques à l’embauche de nouveaux collaborateurs voués à travailler à distance. Cependant, Ecodev ne recrute que des collaborateurs qu’elle a déjà dans son réseau et qui possède les mêmes valeurs. Donc pas d’erreur de recrutement a priori.

Cette démarche de responsabilité sociale a par conséquent un impact économique positif sur Ecodev du fait de ses besoins réduits en termes de locaux et de places de travail. Cependant, bien que l’entreprise participe aux frais d’achat du matériel (ordinateurs), elle ne participe ni aux frais de connexion internet ni aux frais de transports des collaborateurs.

Les aspects difficiles des collaborateurs nomades

Le fait de ne pas travailler sur le même lieu de travail apporte tout de même son lot de désagréments. Par exemple, le collaborateur situé à Séoul doit travailler en soirée et la nuit pour pouvoir collaborer en temps réel avec ses collègues suisses. De manière à combler ce manque d’interactions physiques, des sessions de vidéoconférences quasi quotidiennes sont organisées. Et, de manière à maintenir un lien social entre les collaborateurs, le vendredi est décrété jour au bureau où des activités de détente, comme la dégustation de whisky, ont lieu.

Il est à noter que les activités manuelles qui nécessitent de la coordination en temps réel, comme la maintenance des serveurs par exemple, sont aussi rendues difficiles par le travail à distance. Ecodev envisage la dématérialisation des services informatiques dans le cloud comme une opportunité pour s’affranchir de ce type de contraintes.

La mesure de la performance et de la productivité 

Ecodev ne contrôle et ne mesure spécifiquement ni la performance, ni la productivité de ses collaborateurs. Cependant, il a été observé que la gestion de problèmes ou la génération d’idées se faisait mieux lors de rassemblements physiques plutôt qu’à distance. De plus, Ecodev ne possédant pas d’équipe de management dédiée, il n’y a pas de supervision des collaborateurs travaillant à distance. Ecodev base sa relation avec ces collaborateurs nomades sur la confiance, ce qui est tout à fait envisageable pour une organisation de cette taille et avec cette culture d’entreprise.

Les critères qui pourraient potentiellement servir à mesurer la performance ne sont aujourd’hui pas bien définis chez Ecodev. Par exemple, mesurer la performance sur une base de temps ou quantitative n’est pas pertinent du fait que les développements peuvent être réutilisés. In fine, l’entreprise doit s’y retrouver financièrement et la mesure de l’effort à fournir pour un projet donné, et donc la performance, va dépendre du projet en tant que tel et du client. Néanmoins, il faut noter que la gestion de projet effectuée grâce au logiciel Redmine permet de faire de la mesure de temps (timesheet) sur les activités de projet de manière à pouvoir facturer les clients sur cette base.

Pour prolonger la lecture: nos sources

Sites web
http://ecodev.ch/blog/ (cconsulté le 02.03.2015) 

Sources images :
https://ecodev.ch/images/ecodev_logo.png
http://www.google.com/+/learnmore/features.html#5
http://blogs.skype.com/?attachment_id=56273
http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/Logo

Outils
Skype.com, Google Hangouts, Jabber.org, Redmine.com 


dossier préparé par:


Florian Cotti, Hsiangting Lee, Glenn Meleder