Technologies et temporalités en entreprise | Mars 2013


Gestion pertinente des flux d’information

Nous vivons connectés en permanence à nos boîtes de réception email qui débordent. Les outils modernes de communication tels que Smartphones nous suivent partout. Dès lors, de plus en plus de programmes et applications nous permettent de faire le tri afin de gérer efficacement nos impératifs.

L’une des sources majeures de désorganisation, de perte de temps et de stress des collaborateurs est engendrée par la surcharge d’information et la culture de l’urgence liées aux Technologies de l’Information et de la Communication (TIC). Pourtant, de nombreux services et applications permettent de mieux gérer ces échanges informationnels.

Boîte email, surcharge informationnelle

La gestion du courrier électronique en flux continu engendre un sentiment d’urgence au quotidien. Sentiment conduisant à des réponses instantanées, sans réflexion ou analyse préalable. Enfin, ces sollicitations en temps réel désorganisent la planification des tâches.

Gmail, le service email de Google, a ajouté récemment une nouvelle fonctionnalité du nom de Inbox pause. Elle permet de mettre en pause l’arrivée de nouveaux emails, bien qu’elle n’en réduise pas la quantité. Ce service permet de s’aménager des plages horaires de travail sans interruption. De ce fait, le sentiment de contrôle sur l’urgence des réponses à donner est maîtrisé.  

Xobniinbox à l’envers – est un plugin d’Outlook. Il facilite la recherche d’information rapide dans le courrier électronique. Des indications concernant l’auteur d’un message sont proposées : la période de la journée à laquelle répond le plus fréquemment un utilisateur par exemple.

Une fonction permettant l’élaboration d’une liste de contacts facilitée est aussi intégrée. En synchronisant sur Xobni les différents comptes mail (iCloud, Gmail, Yahoo et/ou Outlook) et les profils LinkedIn, Twitter et Facebook, l’application en générera une liste consolidée. En tapant le nom d’un contact de cette liste, trois possibilités s’offrent à l’utilisateur :

- voir les coordonnées du contact et la photo extraite de son profil LinkedIn

- accéder à l’historique des échanges avec le contact

- en connaître les correspondants communs

Basecamp, la gestion de projet centralisée

Basecamp est un service de gestion de projet en ligne. Il n’a cessé d’évoluer et offre une gamme complète d’outils tels que to-do-lists, wikis, gestion des délais et visualisation des échéances, partage de fichiers et time tracking. Ils permettent d’échanger avec ses collègues, de visualiser et de gérer ses tâches en temps réel, grâce également à un système de messagerie. L’application permet d’autre part de joindre des fichiers et enfin, de lire et d’ajouter des commentaires.

 

Parmi les nombreux avantages permettant cette gestion instantanée avec Basecamp, en voici les principaux :

- Mises à jour en temps réel permettant à chaque collaborateur travaillant sur le projet de voir le même document au même moment. Cela évite un échange de courrier électronique et des remises en ligne de la version modifiée incessants.

- Outil de recherche permettant un accès rapide et facilité à des documents, par projet ou par auteur.

- Possibilité de répondre à un message Basecamp via email any time anywhere. Il s’agit d’utiliser l’application email du téléphone pour que le message soit automatiquement posté et classé dans le bon projet ; sans nécessité de le préciser. 

Le software s’est récemment doté d’une application mobile sur iOS, permettant une connectivité et une réactivité permanentes.

Boost Connect, le bureau virtuel 2.0

Boost Connect est une application de type réseau social d’entreprise, d’origine française, intégrée directement à son système d’information. En bon RSE, elle permet d’optimiser les échanges et de standardiser le classement de l’information. Diminution du flux d’emails échangés signifie également gain d’efficacité et de productivité. Ce gain est encore renforcé par le fait que les utilisateurs se connectent à un espace de travail unique. Basée sur les nouveaux usages en entreprise, elle permet de : gagner du temps, accéder facilement à l’information et être informé rapidement des tâches de chacun. Partager en temps réel avec ses collègues sur des problématiques liées à l’entreprise, le projet ou le client est un autre avantage majeur de l’application.

Grâce à un mur et à un classement par thème, l’application permet par exemple de trouver des emails et des fichiers en peu de clics. L’accès aux logiciels depuis n’importe quel terminal et le fait de partager du savoir sur une seule plateforme permet d’être plus réactif et mieux organisé. Boost Connect peut être défini comme un bureau virtuel 2.0 adapté aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs.

Eduquer aux usages

Il est bien entendu primordial d’avoir en entreprise des outils performants à disposition. Néanmoins, il est tout aussi important de bénéficier d’une formation et d’un accompagnement allant de pair. Il s’agit en effet d’obtenir une bonne compréhension et mise en œuvre de ces outils par les collaborateurs. D’autre part, des techniques simples concernant les usages devraient également être maîtrisées : structuration des emails, identification des destinataires, formalisation claire de la demande, résumé des propositions d’action, etc. Le but ultime étant une meilleure gestion du temps de travail à disposition ainsi que l’atténuement du sentiment d’urgence engendré par les TIC. En effet, tout ceci va de pair avec le travail en temps réel de nos sociétés actuelles. 

Pour en prolonger la réflexion - nos sources :

- « Basecamp », [en ligne], 2012, http://basecamp.com/, [consulté le 4 mars 2013]
- « Basecamp », [en ligne], 2013, http://en.wikipedia.org/wiki/Basecamp_Classic, [consulté le 4 mars 2013]
- « Boost Connect », [en ligne], 2012, http://zoom.boost-connect.com/, [consulté le 4 mars 2013]
- « Contribution des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) à la qualité des relations interpersonnelles dans une organisation de travail », [en ligne], http://www.travaillermieux.gouv.fr/IMG/pdf/Contribution_des_NTIC_contribution_CAP_GEMINI.pdf, [consulté le 4 mars 2013]
- Korben, « Xobni, le plugin idéal pour vos recherches dans Outlook », [en ligne], 2008, http://korben.info/xobni-le-plugin-ideal-pour-vos-recherches-dans-outlook.html#xrh2MoUPBR6AEyaX.99, [consulté le 4 mars 2013]
- Pélage Mière, Théodora, « Les TIC dans l’entreprise : entre urgence et réactivité », Communication et organisation [en ligne], 29 | 2006, mis en ligne le 21 juin 2012, http://communicationorganisation.revues.org/3410#tocto1n3, [consulté le 3 mars 2013]
- Porte (de la), Xavier, [en ligne], 2012, « Surcharge informationnelle : combattre l’irrationalité par l’irrationalité », http://www.internetactu.net/2012/12/10/surcharge-informationnelle-combattre-lirrationalite-par-lirrationalite/, [consulté le 4 mars 2013]
- Raynal, Juliette, « 10 applications mobiles pour optimiser son temps », [en ligne], 2013, http://frenchweb.fr/10-applications-mobiles-pros-pour-optimiser-son-temps/101846?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+frenchweb+%28FrenchWeb.fr%29, [consulté le 3 mars 2013]
 
Source image : « Basecamp », [en ligne], 2013, basecamp.com, [consulté le 3 mars 2013]


dossier préparé par:


Nadia Atienza, Alba Caraballo, Loïc Favre, Marcel Mettler