Préservation numérique : léguer le savoir | Février 2013


Evernote : se souvenir de tout

Face à l'accélération du tempo technologique et au vieillissement très rapide des solutions informatiques, la préservation numérique est devenue un défi majeur dans notre société contemporaine. Evernote a bousculé le monde de l’archivage des données en proposant des solutions multi-facettes innovantes.

Evernote, « souvenez-vous de tout, remember anything », est un logiciel de sauvegarde de données. Il s'utilise dans tous les environnements, avec l'appareil et la plateforme convenant le mieux à l'utilisateur.

Il est notamment disponible sous Mac, IOS, BlackBerry, Windows, Windows Mobile, Palm, Peek, Skitch et d'autres encore. Il permet d'archiver sous différentes formes les données à préserver : bloc-notes, fichiers avec critères d'indexation, URL avec contenus web et pages visitées, Tweets, mots de passe, e-mail,  etc. Il permet également la gestion de petits projets, la gestion administrative, via l'envoi de photos de factures par exemple, et le travail collaboratif avec d'autres utilisateurs.

 

Le stockage des données

Evernote duplique jusqu'à six fois les données récoltées : la première duplication est sur le disque dur local et les suivantes éclatées sur plusieurs serveurs. En cas de défaillance d'un des serveurs, les autres prennent le relais.

De plus, Evernote prend en charge l'ensemble des formats existants. Les données que vous stockez sur Evernote vous appartiennent, ne sont en aucun cas utilisées à des fin publicitaires et vos données sont accessibles quelle que soit la plateforme d’accès.

 

Des utilisateurs de plus en plus nombreux

Il existe deux  grandes catégories d'utilisateurs d'Evernote : les personnes utilisant le service gratuit et ceux abonnés au service premium. La différenciation se fait au niveau des capacités de stockage ; 60 mo (mégaoctets) par mois pour le gratuit contre 1 go (gigaoctet) pour le premium et des capacités de téléchargement (maximum 25 mo par fichier pour le gratuit contre 50 mo pour le premium). Le partage de fichier sous forme de lecture et d'édition, la recherche dans les fichiers PDF, l'accès à l'historique des notes sont réservés au service premium.

34 millions de personnes utilisent actuellement Evernote à travers le monde, soit le double de l'année précédente. Près de 4 %, soit 1,4 millions, ont souscrit un abonnement premium et permettent ainsi à Evernote de ne pas avoir recours à la publicité.

Il est en effet intéressant de noter que, selon Phil Libin, PDG d'Evernote, les revenus moyens vont de 1.06 $ à 3.18 $ par utilisateur selon le matériel utilisé. « Notre objectif est de faire d'Evernote une société centenaire qui apporte de la valeur à ses utilisateurs tout au long de leur vie ». En mai 2012, la société Evernote a été valorisée à 1 milliard de dollars. Le service Premium est adapté pour de nombreux types d’entreprise, et nous avons pu le constater, à un coût très réduit.

 

La sécurité des données

Evernote a implémenté une solution de préservation numérique extrêmement fiable (cryptage SSL*, stockage en Cloud (nuage)) : mais il n'empêche qu'en août 2010, plus de 6’000 utilisateurs ont vu leurs notes touchées par une perte de données suite à une panne dans l'éclatement des données, la perte étant en moyenne de 30 %. Ce genre de panne est exceptionnel, mais rappelle également aux usagers que le système de préservation numérique en ligne peut avoir des défaillances, et qu'une sauvegarde locale doit être également effectuée. En effet, les utilisateurs touchés par cette panne avaient en majorité sauvegardé leurs données uniquement en ligne.

 

Mieux vaut prévenir que guérir

Les mauvais exemples sont nombreux. Le plus connu est probablement celui de la NASA.

En effet, dans un article paru dans le Sydney Herald Tribune en 2006, il est fait état de pertes des vidéos haute définition et des données télémétriques d'un événement historique et unique : les premiers pas d'un homme sur la Lune. Même dans les cas où ces données seraient retrouvées, les personnes les ayant traitées ne sont plus de ce monde. Avec elles, s’est effacée la connaissance.

Pour ne pas répéter cette histoire, il est donc primordial d'avoir une politique de préservation numérique fiable.

 

Toute ma mémoire personnelle sur un nuage !

Eric Vion, fondateur de LOGADAP (LOGiciel ADAPté), société spécialisée dans la conception et la création de logiciels spécifiques, apporte son témoignage sur Evernote. Il mentionne le fait qu'au siècle dernier, cela faisait longtemps qu'il cherchait un moyen de mémoriser tout ce qu'il voulait retenir dans sa vie, qu'il notait dans un cahier les choses importantes. Puis Eric Vion a découvert Evernote, qu'il a surnommé le "joliciel" et qui lui permet des gains de productivité dans le cadre de sa gestion de projets et aussi de sauvegarder ses données personnelles et professionnelles.

Pour ce créateur de logiciel, le disque dur peut "planter" ou disparaître dans un vol. Avec Evernote, il est possible de retrouver tous ses carnets de notes / données à partir d’un autre ordinateur en saisissant simplement son identifiant et mot de passe. Il rassure également les plus inquiets de voir leurs données stockées en nuage (Cloud), il faut savoir en effet que leurs données sont en permanence à deux endroits différents : sur leur ordinateur et sur le Web. Cela veut dire que la perte de leurs données est impossible.

Il conseille donc à ses clients de songer à cette solution et qu'il est inutile de chercher la mémoire indestructible. Il faut toujours posséder ses données stratégiques sur deux supports différents car il est aisé de comprendre qu'il n'est pas possible au même instant de subir un crash de deux mémoires. Eric Vion résume la situation en affirmant qu'Evernote devient notre mémoire en temps réel, disponible et accessible partout.

 

Ubiquité, évolutivité et accessibilité

Par ces trois mots, Florent Bertiaux, expert marketing et médias sociaux, résume sa description d’Evernote.

Il aime la simplicité de l'outil, ses fonctionnalités de synchronisation et la facilité de partage de notes publiques (textuelles ou multimédias). Dans son témoignage, il mentionne le fait de l’utiliser avec :

-les journalistes qui réalisent une interview de sa société (Social Wok) ou de son blog

-les journalistes qu’il interviewe pour le webzine Locita

-ses étudiants pour le partage d’informations et ses cours

-ses clients pour le partage et la rédaction ou suivi de dossier

-ses amis pour certaines recherches ponctuelles 

Il conforte cette approche en précisant que c’est un outil dont nous n’avons pas encore besoin, et qui pourtant nous est déjà indispensable.

 

Solutions alternatives à Evernote

Bien qu’Evernote soit la solution la plus viable basée sur internet, très facile d’installation et accessible au plus grand nombre, il existe des alternatives. Ces alternatives, plus sophistiquées, sont aussi plus complexes et nécessitent des connaissances techniques spécifiques selon le secteur d’activité. Néanmoins, à titre informatif, il est intéressant de constater, qu’au niveau du secteur public, de nombreuses universités américaines, notamment celle de Harvard et de Yale, ont adopté un outil libre de droit connu sous l’appellation de Archivists Toolkit.

Cet outil est créé par et pour des archivistes. Dans le secteur privé, les solutions sont nombreuses et dépendent des systèmes et infrastructures qui leur sont propres : Coop, par exemple, utilise la plateforme d’archivage IXOS couplée avec SAP.

D’autre entreprises utilisent le système de préservation optique (CD,DVD), tout en sachant que les conditions physiques de stockage de ces supports peuvent influencer leur durée de vie (de cinq à cent ans).

Dans tous les cas, les buts restent identiques : préserver les données numériques pour une réutilisation ultérieure.

 

*Secure Sockets Layer (SSL) = protocole de sécurisation des échanges sur Internet

Pour en prolonger la réflexion - nos sources :

Vincent Abry, L'ascension de l'application de productivité Evernote se poursuit, [en ligne], 2012, http://www.vincentabry.com/34-millions-dutilisateurs-pour-evernote-17805, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Commentcamarche.net, Evernote : quels usages pour les professionnels ?, [en ligne], 2013, http://www.commentcamarche.net/faq/30654-utiliser-evernote-dans-un-contexte-professionnel, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Evernote, règles, [en ligne], 2012-2013, http://evernote-fr.tumblr.com/post/4155381659/les-trois-regles-devernote-pour-la-protection-des, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Evernote, témoignages, [en ligne], 2012-2013, http://evernote-fr.tumblr.com/post/31515983914/temoignage-utilisateur-florent-bertiaux-expert, [consulté le 24 janvier 2013] ;

L’Expansion, Evernote officiellement valorisée 1milliard de dollars, [en ligne], 2012, http://lexpansion.lexpress.fr/high-tech/evernote-officiellement-valorisee-1-milliard-de-dollars_293337.html, [consulté le 24 janvier 2013] ;

MacGeneration.com, Pertes de données chez Evernote, [en ligne], 2010, http://www.macgeneration.com/news/voir/164481/pertes-de-donnees-chez-evernote-6.000-utilisateurs-touches, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Logadap, Top 1 / 50 : Evernote, une mémoire surhumaine, [en ligne], 2013, http://www.logadap.fr/evernote/, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Wikipédia, Apollo 11 missing tapes, [en ligne], 2013, http://en.wikipedia.org/wiki/Apollo_11_missing_tapes, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Sources des images (consultées le 24 janvier 2013) :

Logo Eveneote, [en ligne], 2013, http://evernote.com/media/img/logos/evernote_logo_center_4c-lrg.png, [consulté le 24 janvier 2013] ;

Evernote, copie d’écran - page d’accueil, [en ligne], 2013, http://evernote.com/intl/fr/, [consulté le 24 janvier 2013] ;

 


dossier préparé par:


Thierry Boudol, Romano Hotz, Cyrille Lacroix